Mit einer voll funktionsfähigen Vertragsdatenbank alle Verträge schnell / einfach überwachen und administrieren

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, alle Verträge schnell und übersichtlich zu archivieren und sie jederzeit abrufen zu können. Luxxdata hat genau diese Vertragsdatenbank im Angebot, die alle Fristen, Termine und Vorlagen speichert, überwacht und bei Bedarf an Microsoft Outlook weitergibt, egal ob es sich um wiederkehrende oder einmalige Verträge handelt. Zusätzlich Funktionen, welche in die Datenbank integriert sind, wären eine Workflow Begleitung, compliance Module, unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten, Grafik- und Listendarstellungen, Berechtigungskontrollen, E-Mail-Versendung und noch vieles mehr. Die ideale Datenbank, die von Wirtschaftsjuristen für die Praxis entwickelt wurde. Nicht nur in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen ist ein stetiger Überblick, volle Transparenz und Kontrolle erforderlich, auch im Vertragswesen geht ohne diese Komponenten nichts mehr.

LuxxData Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH

Hermann-Essig-Str. 25
71701 Schwieberdingen

Tel: +49 (0) 7150 - 829 9056
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Effektives Vertragsmanagement für Mittelstand & Industrie

Die Software von LuxxData kann in vielen Bereichen der Vertragsadministration eingesetzt werden. Entwickelt wurde diese effektive und sichere Vertragsmanagement Software für den Mittelstand und der Industrie. Die Compliance Software wurde zudem von Rechtsanwälten entworfen und erleichtert vieles bei der Verwendung des Programms. Das Produkt selbst bietet viele Vorteile im Bereich der Vertrags Administration und Terminüberwachung. Zur Erleichterung der Archivierung enthält LuxxData Contract bereits bei der Lieferung viele vordefinierte Mustervertragstypen. Diese können den persönlichen Bedürfnissen selbstverständlich jederzeit angepasst werden. Die schnelle und effiziente Archivierung von Verträgen war noch nie so einfach. Doch die Vertrags Compliance Software hat noch viel mehr zu bieten, durch die ausgereifte Entwicklung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung die das Arbeiten im täglichen Gebrauch um ein vielfaches erleichtert.

Vertragsdatenbank von Wirtschaftsanwälten entwickelt

Diese kennen die Vertragsstrukturen genau und wissen aufgrund ihrer langjährigen Tätigkeit und Praxis genau, welche Möglichkeiten und Funktionen eine Datenbank besitzen muss, damit Unternehmen damit arbeiten können. Grundprinzip bei LuxxData ist die Übernahme des Gesetzesaufbaus und die Wiedergabe der wichtigsten Inhalte des individuellen Vertragstyps. Damit schafft die Datenbank einen sofortigen Überblick über jeden Vertrag, synchronisiert alle Termine mit Microsoft Outlook und schafft damit nicht nur Transparenz, sondern vor allem auch Sicherheit im Umgang mit jedem nur möglichen Vertrag. Besonders für Steuerberater, Bank, Anwalt und Wirtschaftsprüfer ist die Datenbank eine wichtige Grundlage für ihre Entscheidungen. Das bringt Sicherheit, spart sehr viel Zeit und verhindert Fehler, die zu Haftungsrisiken oder Schäden führen.

Was könnte ohne eine Vertragsdatenbank passieren?

Ohne eine voll funktionsfähige Vertragsdatenbank könnte es passieren, dass Fristen für Kündigungen, Ansprüche, Leistungspflichten oder Geltendmachung von Ansprüchen versäumt werden. Dies könnte im schlimmsten Fall zu Schadensersatzpflichten von Mitarbeitern, Management und zu großen Schäden für das Unternehmen führen. Compliance und Corporate Governance sind zwei Begriffe, welche die Pflichten für alle Unternehmen und Organe umreißen und damit Haftungsrisiken reduzieren oder gänzlich ausschließen.

Wer oder was entscheidet, welche Datenbank angeschafft wird?

Welche Anforderungen die Vertragsdatenbank erfüllen muss, entscheidet nicht nur das Management, sondern auch die IT-Abteilung und vor allem die Rechtsabteilung. Diese ist verantwortlich für die Auswahl der richtigen Vertragsdatenbank. Die IT-Abteilung unterstützt und integriert diese in die IT-Landschaft des Unternehmens. Dem Management bleibt es dann vorbehalten die Datenbank anzuschaffen oder die Anschaffung zu veranlassen. Viele verlassen sich in diesem Fall bereits auf die LuxxData Vertragsmanagementsoftware, die vordefinierte Vertragstypen enthält und es auch möglich macht, dass komplexe Vertragsstrukturen abgebildet werden können. Dazu gehören leistungsfähige Berichts- und Auswertungsfunktionen, ein Listengenerator, Terminüberwachung und juristische Hilfefunktionen.

Über welche Funktionen verfügt das Produkt?

Zur Erleichterung der Archivierung enthält LuxxData eine Vielzahl bereits vordefinierter Vertragstypen. Diese Vorlagen stammen aus der Vertragspraxis des Wirtschaftslebens und wurden von Wirtschaftsanwälten zusammengestellt. Die Vorlagen sind allerdings nur Vorschläge um die Arbeit zu vereinfachen. Jedes Unternehmen beziehungsweise jeder Nutzer kann die eigenen abweichenden Vertragsstandards in LuxxData anlegen und diese den persönlichen Bedürfnissen anpassen. Es können daher Grundinhalte einfach verändert werden, um die eigenen Verträge in all ihrer Tiefe zu erfassen.

Die erstellten Vertragsvorlagen umfassen nicht nur alle nötigen Vertragsklauseln, sondern bieten auch leistungsfähige Funktionen für Termine, Fristen oder Wiedervorlagen. Das sogenannte "Alert-Modul" überwacht die Datenbank und sendet die nötigen Verträge rechtzeitig und automatisch an MS Outlook um Haftungsfolgen zu vermeiden. Die Erfassung und Archivierung der Verträge wird daher für Mitarbeiter enorm erleichtert, zudem vermittelt die Software ein hohes Maß an Kontrolle und Sicherheit.

Des Weiteren ist dies die beste und sicherste Methode um Verträge zu archivieren. Jeder rechtswirksam abgeschlossene Vertrag wird einfach eingescannt und kann sofort archiviert werden. Das bedeutet selbst wenn der eigentliche Vertrag abhanden kommt oder gestohlen wird, dient der eingescannte Vertrag als Beweismittel, sogar im Urkundsprozess vor Gericht. Die Datenbank selbst kann hierbei jederzeit vom Nutzer abgeändert werden und wird stets übersichtlich verwaltet. Eine weitere Funktion ist die Terminüberwachung, diese weist darauf hin wenn ein Vertragsende bevorsteht und informiert außerdem über Fertigstellungsfristen, Lieferfristen, Prüfungsfristen, Mitteilungstermine, Kündigungsfristen und vielen mehr.

Diese Funktion bewahrt vor einem etwaigen Rechtsverlust und vor Schäden. Eine effiziente Fristenüberwachung sowie Terminüberwachung ist ein Muss für jedes Unternehmen, dies wird durch die Terminüberwachungsfunktion jederzeit gewährleistet. Des Weiteren steht ein Vertragsauswertungssystem zur Verfügung um relevante Informationen der Verträge im Überblick zu behalten. Dieses System ermöglicht die blitzschnelle Suche nach jedem Begriff, jeder Zahl und jedem Termin. Es genügt dazu den Namen eines Vertragspartners einzugeben, um alle mit ihm geschlossenen Verträge im Überblick zu haben. Es kann auch gezielt nach einzelnen Merkmalen von Verträgen gesucht werden, zum Beispiel nach Gehältern bestimmter oder aller Mitarbeiter und nach Auslaufdaten der Verträge. Graphische Daten visualisieren zudem die Auswertung optisch. So kann die Vertragsauswertung effizient und nutzbringend eingesetzt werden.

In welchen Bereichen kann die Software angewendet werden

Die Software wird vor allem in Rechtsabteilungen, im Management und der IT-Branche eingesetzt und ist in diesen Bereichen dringend nötig. Auch in anderen Unternehmen und der Verwaltung sollte diese Software nicht fehlen und lässt sich auch zur Vermeidung von Korruption einsetzen.

Sind in der Vertragsmanagementsoftware bereits Vorlagen integriert?

Bereits bei der Lieferung enthalten die Vertragsdatenbanken von LuxxData eine große Menge an Mustervertragstypen, die aus der Praxis des Wirtschaftslebens stammen. Zusammengestellt wurden diese Vorlagen von Wirtschaftsexperten, die wissen, worauf es ankommt. Die Liste der Musterverträge ist auch jederzeit erweiterbar und kann damit an die individuellen Verhältnisse des Unternehmens angepasst werden.

Wie können Verträge ausgewertet werden?

Bei jeder Vertragsdatenbank ist es wichtig, die archivierten Verträge auch auswerten zu können. Gerade aus diesem Grund verfügt die LuxxData Datenbank ein sehr leistungsfähiges Auswertungssystem, mit dem man schnell auf jede Zahl, jeden Begriff und jeden Termin zugreifen kann. So genügt die Eingabe eines Namens und man sieht sofort alle Verträge, die mit dem Unternehmen oder der Person abgeschlossen wurden.

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