Dokumentenmanagement Software

In einer Zeit, in der Rechnungen digital verschickt, Kunden per elektronischem Newsletter benachrichtigt und Belege jahrzehntelang aufbewahrt werden müssen, wächst die Bedeutung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen immer weiter. Besonders Unternehmen haben mit einer enormen Anzahl von Dokumenten zu kämpfen, wo man schnell die Übersicht verlieren kann. Somit besteht Bedarf nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es ermöglicht alle wichtigen Unterlagen zu archivieren und diese bei Bedarf auch schnell wiederfinden zu können

LuxxData Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH

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Entwicklung von Dokumentenmanagement Software

Der Begriff des Dokumentenmanagements selbst bezeichnete ursprünglich im engeren Sinne die Verwaltung digitaler Schriftsachen inklusive deren Verschlagwortung und Katalogisierung, um sie systematisch wieder auffinden zu können.

Die ersten Softwarelösungen kamen bereits Mitte der 1990er Jahre auf den Markt, der Aufwand für die Schulung des Personals im Umgang mit der Software, überstieg den Nutzen des gesamten Unterfangens im Vergleich zur gewöhnlichen Ablage von Dokumenten auf einem Netzlaufwerk mit entsprechender Ordnerstruktur.

Lediglich wenn es darum ging, vor langer Zeit abgelegte Dokumente schnell und zielgerichtet aufzufinden, gelang es den ersten Versionen von Dokumentenmanagement Software, ihre Vorteile voll zur Geltung kommen zu lassen. Aber als wirtschaftlich galt die Nutzung einer Dokumentenmanagement Software lange Zeit für die meisten Anwender nicht.

Seitdem erfuhr das Konzept der Dokumentenmanagement Software eine beachtliche Entwicklung.

Dokumentenmanagement Software Funktionen

Entwickelt von Wirtschaftsanwälten vereint LuxxData Dokumentenmanagement Software nützliche Funktionen mit effizientem Komfort. LuxxData Contract erfasst und archiviert Dokumente zuverlässig, sie überwacht Termine, Fristen und Wiedervorlagen und leitet diese Daten direkt an MS Outlook© weiter. Weil die Dokumente im Modulverfahren erfasst werden, sind einzelne Details schnell abrufbar. Ferner werden Ihre Dokumente strukturell erfasst, auf diese Weise finden Sie wichtige Passagen in kurzer Zeit und sparen sich aufwendige Recherchen.

Dokumente und Dokumentationen

Im Grunde bezeichnet der Begriff "elektronisches Dokument" alle Informationen, die als geschlossene Einheit in Form einer Datei vorliegen, beispielsweise:

  • Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen
  • Grafiken und Bilddateien
  • Ein Fax oder eine E-Mail
  • Ein Datenbankauszug
  • Konstruktionszeichnungen und Pläne
  • Verträge und Rechnungen

Die strukturierte Zusammenführung verschiedener Dokumente zu einem Sachverhalt zu einem bestimmten Zeitpunkt ist eine Dokumentation. Mit dem LuxxData Dokumentenmanagement System ist sie in Sekunden erstellt.

Rechtskonforme Ablage der Dokumente

Für Unternehmen bedeuten verschiedene Unterlagen auch meist verschiedene Aufbewahrungszeiten. So ist es besonders wichtig, dass die Dokumente so gut abgelegt werden können, dass sie diese Fristen einhalten und unverändert und fälschungssicher jederzeit wiedergefunden werden können. Dabei müssen auch alle Aktionen auf das jeweilige Dokument protokolliert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen. Wenn Unterlagen unter diesen Bedingungen archiviert werden können, dann spricht man von einem revisionssicheren und somit rechtskonformen Archivierungssystem.

Hier setzt LuxxData Dokumentenmanagement Software an. Es hilft bei allen Schritten von der Digitalisierung von Papierdokumenten bis zur revisionssicheren und den rechtlichen Anforderungen entsprechenden Archivierung. Doch ein Dokumentenmanagement Software ist längst mehr als ein praktischer Helfer, der sämtliche Dateien und Dokumente einer Büroorganisation archiviert, katalogisiert und ordnet.

"Papierloses Büro" bedeutet auch, alte Aktenbestände zu digitalisieren. Mit unserem LuxxData Dokumentenmanagement System ist dies deutlich leichter und schneller zu realisieren.

Optimale Auffindbarkeit

Das Auffinden eines spezifischen Dokumentes oder das Zusammenstellen einer Dokumentation geschieht dank ausgeklügelter Indexierungssysteme und automatischer Verschlagwortung der Dateien in Sekunden. Sämtliche Informationen befinden sich zentral an einem Ort, sämtliche Dokumente, E-Mails oder Präsentationen befinden sich im digitalen Aktenschrank. Die Zeit, die jeder Mitarbeiter pro Tag benötigt, um nach Dateien zu suchen, reduziert sich erheblich, da zahlreiche Filter- und Suchmöglichkeiten und ausgeklügelte Ablagesysteme mit Metadaten Hand in Hand gehen.

Speicherung und Archivierung

Elektronische Dokumente jeglicher Art speichert und archiviert das LuxxData Dokumentenmanagement System. Papiergebundene Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen oder Abrechnungsbelege scannen Unternehmen in aller Regel ein, um eine digitale Archivierung zu ermöglichen. Im DMS ist jedes dieser Dokumente einmalig und an einer fest definierbaren Stelle abgelegt.

Suchfunktionen mit entsprechenden Filtermöglichkeiten erlauben danach die Volltextsuche von Dokumenten nach jedem Aspekt. Das eliminiert das Problem falsch abgelegter und nicht mehr auffindbarer Dokumente.

Das LuxxData Dokumentenmanagement System ist von Wirtschaftsanwälten konzipiert, die wissen, wie Vertragsrecht einerseits und Vertragspraxis in Unternehmen andererseits effizient verknüpft werden können. Jahrelange Entwicklung haben eine Dokumentenmanagement Software entstehen und in der Diskussion mit Kunden reifen lassen, die Sie effektiv und praxisnah unterstützt – Management, Rechtsabteilung und Fachabteilungen. Damit ist Dokumentenmanagement leicht gemacht.

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